| En bref: Les différentes tâches du Secrétariat général -
l'inscription du courrier et le transfert vers les différents services -
la gestion des registres aux délibérations du Conseil communal et de délibérations du Collège des bourgmestre et échevins -
la confection des aides-mémoires pour le conseil communal -
l’établissement et l’envoi des expéditions des délibérations du Conseil communal à l’autorité supérieure pour approbation -
la gestion des syndicats intercommunaux -
la gestion des commissions légales et consultatives -
les activités du responsable des piscines communales et de son remplaçant, lequelles sont placées sous la surveillances du secrétariat général -
l'organisation du repas sur roues -
la gestion du stationnement résidentiel -
la gestion du télé-alarme -
le service incendie -
l'établissement et l'envoi des factures d'ambulances -
la gestion de l'annuaire interne publié dans les pages blanches -
le recensement de l'agriculture -
la gestion des foires et marchés -
l'organisation de la vérification des poids et des mesures |
Le secrétariat communal est un département très sollicité qui fonctionne quelque peu comme une centrale de distribution et d’enregistrement. A côté des deux fonctionnaires qui assurent le suivi des travaux journaliers de l’administration, un huissier et un aide-huissier complètent ce service.
Le chemin du courrier
Une des tâches nombreuses du secrétariat communal consiste en la réception et le tri du courrier sous toute forme, que ce soit une lettre postale, un courrier électronique ou encore un fax. Après le tri et l’encodage, il incombe à l’huissier et à son collaborateur de faire la distribution – deux fois par jour – aux différents départements et services de l’administration. Au cours de l’après-midi, il collecte tout le courrier postal et se charge de la remise au bureau de poste. L’huissier est en charge de la gestion du matériel de bureau, fait les courses vers le commissariat de district, les ministères, les écoles et s’occupe aussi du pavoisement des bâtiments communaux et des monuments lors des manifestations officielles.
Lors de son absence le secrétaire communal se fait remplacer par son adjoint qui est affecté au secrétariat communal. Ce remplacement se fait aussi lors des séances du conseil communal ou celles du collège des bourgmestre et échevins. Selon la loi communale, l’adjoint remplit également toutes ces fonctions lors de la révocation ou du décès d’un secrétaire communal et ceci jusqu’à l’installation d’un nouveau secrétaire.
La collaboration avec les édiles
Au sujet de la relation avec le conseil communal, le secrétariat général planifiera les différentes séances durant l’année et préparera l’ordre du jour de chaque séance en collaboration avec le secrétaire communal et le collège échevinal.
De plus, la confection de l’aide-mémoire, toute correction des ébauches des délibérations ou autres documents figurant à l’ordre du jour au conseil communal,ainsi que le suivi des délibérations, tombent sous la responsabilité du secrétariat général. Aussi,les dossiers nécessitant l’approbation de l’autorité supérieure sont expédiés par ce service.
Concernant l’aide-mémoire, il importe de souligner que le contenu est en fait un résumé des sujets traités lors des séances du conseil communal. L’ordre du jour est arrêté par le collège des bourgmestre et échevins. Une copie de ce document est destinée à tous les conseillers, au service publications et communication de la commune ainsi qu’aux membres de la presse.
Après toute séance du collège des bourgmestre et échevins à huis clos, les collaborateurs du secrétariat communal collectent les rapports et les décisions prises par les édiles communaux auprès des différents services. Ils s’occupent, par la suite, des registres des comptes rendus qui doivent être tenus à jour. Une tâche qui s’applique également aux registres des délibérations du conseil communal et du collège des bourgmestre et échevins. De plus, la rédaction de tout courrier politique ou autre est assumée par le secrétariat général.
Au service du citoyen
Les citoyens désirant profiter du service «repas sur roues», qui fonctionne sept jours sur sept,les weekends ou encore les jours fériés, peuvent se renseigner auprès du secrétariat communal (tél. 501251-218).
De même, les informations concernant le service «télé-alarme» – une prestation visant surtout les personnes âgées – sont disponibles au secrétariat général. Cependant, l’abonnement d’un tel appareil se fait directement auprès de l’association «Hëllef Doheem» à Mersch (tél. 26 32 66).
Des tâches non-négligeables
Sous la responsabilité des fonctionnaires travaillant au secrétariat général tombent entre autres la gestion des divers syndicats dans lesquels la commune est représentée, ainsi que le suivi du fonctionnement des commissions légales et consultatives.
Finalement ledit département assure aussi le rôle d’intermédiaire entre le collège échevinal et le commandant du service d’incendie et de sauvetage (vice-versa aussi) et effectue divers travaux administratifs.